Según el Ayuntamiento la hoja de caja se trata de un procedimiento que utilizaba el principal imputado por el desfalco de 7,8 millones de euros, Clemente Ruiz, para llevar las cuentas de la caja municipal. Al contrario de lo que se pueda pensar se trata de un documento muy sencillo. En una columna se encuentran los ingresos (impuestos y tasas principalmente) y en la otra los pagos. Al final existe un apartado denominado 'arqueo de fecha' en el que se suman los ingresos y los pagos y se expone el dinero que existe en el cajón diario que debe coincidir con el total.
Algo que no ocurría desde el 29 de abril de 2004, tal y como exponen los encargados de llevar la investigación. Es decir, que desde ese año las hojas de Caja alertaban de que existía un descuadre económico que llegó a alcanzar los 7,8 millones de euros sin que nadie le pusiera remedio o alertara de lo que estaba sucediendo. Según diferentes declaraciones del interventor y de la tesorera fueron varias las ocasiones en las que se le expuso al excajero esta situación, aunque según sus testimonios, Clemente afirmaba que el dinero que faltaba se encontraba en valores, una serie de cheques que tenían que actualizarse para poder cuadrar los números. Al parecer el exceso de confianza en esta persona, que llevaba más de 20 años en su puesto municipal, hizo que nadie fuera más allá ni que se hicieran comprobaciones o actualizaciones. Sino que al parecer la cantidad de papeles de valores avales (como se denominan) fueron incrementándose año tras año. De esta manera la cifra crecía y crecía y a pesar de llegar a ser millonaria, los argumentos del excajero seguían siendo suficientemente convincentes para no realizar ninguna inspección. Lo contrario de lo que asegura Clemente. Según el imputado, que continúa en prisión preventiva, la situación era al revés. Él era el que realizaba los diferentes avisos de lo que estaba ocurriendo a sus superiores sin que ellos se alarmaran y afirmándole que no se preocupara porque estaban en valores y que pronto solucionarían el problema.
De una o de otra forma, lo cierto es que en las hojas de caja no se oculta en ningún momento la cantidad que supuestamente había en la caja y la real con diferencias millonarias. Según exponen los diferentes empleados de la delegación de Economía y Hacienda en sus declaraciones, estas hojas de caja pasaban varios filtros y eran controladas por diferentes personas que la trasladaban a un ordenador y en un libro auxiliar de arqueos, que refleja la evolución de la caja a lo largo de los años.
Una situación que tampoco llamó la atención en el arqueo extraordinario de junio de 2007, para la conformación de la nueva corporación municipal. Según explican el interventor y la tesorera en las alegaciones de la Cámara de Cuentas, se utilizó la hoja de caja del día para poner la cantidad que había en la caja municipal. En este caso se puso 7.895 euros, la cifra que se encontraba en el cajón diario, pero no en el total, que como expone la investigación no cuadraba desde el año 2004 y ese día (14 de junio) el total sumaba 4,7 millones. A pesar de ello, nadie decidió entrar a contar el dinero de forma física, lo que hubiera permitido conocer el desfalco dos años antes de que se denunciaran a los cajeros.
Más y más
Hasta el 29 de abril de 2004, las cantidades del cajón diario coincidían con el total del efectivo del día anterior más la suma de los ingresos y los pagos. Pero en ese día todo cambia. El dos de enero de 2004 la cantidad en caja es de 308.492 euros y hasta el 28 de abril de ese año, el saldo sigue incrementándose hasta alcanzar los 464.183 euros, sin embargo a partir de ese día ya no volverá a cuadrar las cuentas. A la jornada siguiente, es decir el 29 de abril de 2004 se produce la primera anomalía del desfalco, ya que en el apartado de cajón diario se recoge una cantidad de 11.175 euros, mientras que en el apartado de total aparece la cantidad de 463.750 euros. Lo que significa que había una diferencia de más de 450.000 euros entre lo que debería haber en la caja y lo que supuestamente había.
Con posterioridad a esta fecha se sigue incrementando la diferencia entre el efectivo real (que reseña el dinero en metálico que debía existir en la caja) y el cajón diario (el dinero líquido que realmente hay en la caja municipal). Especialmente llamativos son los días 23 de julio, 3 de agosto, 25 de agosto y 23 de diciembre de 2004, en la que las diferencias llegan a superar los 758.000 euros.
Lo curioso es que a pesar de que la caja siempre arrojaba un saldo positivo se fueron emitiendo cheques por falta de liquidez en la caja municipal. Durante el año 2004 la cantidad llegó a ser de 63.320 euros.
Al final del ejercicio de 2004, es decir el 30 de diciembre, el saldo efectivo real que debería de haber en la caja llegaba a 1.161.468 euros y el saldo que aparece reflejado en el cajón diario, lo que realmente contenía la caja era de 1.909 euros, por tanto la diferencia es superior a 1.150.000 euros. En menos de un año la caja municipal había conseguido ingresos superiores al millón de euros, sin que de nuevo despertara la curiosidad de los responsables del área en el arqueo extraordinario de cierre de actividad.
Acceso al ordenador
Según se ha señalado desde el Ayuntamiento, el único que tenía acceso al programa era Clemente, encargado de hacer constar los ingresos y pagos de la oficina de Hacienda. Para evitar la manipulación de datos al abrirse la hoja de caja señala automáticamente la fecha del día (por eso aparece la fecha de 3 de septiembre de 2009 en todas pues es el día en el que la Policía accedió al ordenador). Según hace constar los técnicos los documentos fueron modificados por última vez el 1 de abril a las seis de la tarde. Según Clemente a esa hora el ya no se encontraba en Hacienda.
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